步驟2決定采取何種回應措施

在了解了郵件內容之后，就應該找到最有效的郵件處理方式。以下做法可以參考一下：

選擇合適的平臺進行溝通，比如會議、電話等。

對多人反復咨詢的問題給予回應，不用群發郵件，可以采用資源共享等方式。

對那些連話都說不清楚又希望你替他干點什么的郵件，可以不用回復。

對那些模糊不清的內容直接用最簡單、直接的方式回復，比如“你想讓我做什么”或者“你什么時候可以完成項目”。

一旦郵件溝通的過程發生障礙，就立刻拿起電話跟對方直接交流。只希望通過文字來解決問題有可能會越來越亂，甚至加劇矛盾。

步驟3用專業的工作態度來處理問題

在你處理郵件的過程當中最重要的一點，就是要用專業的工作態度來面對。客觀地評判自己所收到的郵件，調整自己的思路，清晰地回應。不要在情緒化的時候對郵件進行回復，這有可能給你帶來不良的后果。

總而言之，只有清楚自己該發什么樣的Email，不必要發什么樣的Email，該處理什么樣的Email，忽略什么樣的Email，才能最大限度地節省你花費在電子郵件上的時間。